Nhiều người nhận quán nghĩ rằng giấy đăng ký kinh doanh treo trên tường đi kèm với cái quán, giống như cái máy pha hay bộ bàn ghế. Thật ra không phải vậy. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh gắn với người đứng tên, không gắn với căn nhà. Người sang không thể chuyển nó cho bạn, cũng như không thể chuyển căn cước của họ cho bạn.
Vì vậy, sau khi nhận quán, bạn phải đăng ký một hộ kinh doanh mới, đứng tên mình. Thủ tục này giờ khá nhanh. Cái hay làm mất thời gian là thứ tự các việc xung quanh nó.
Từ giữa năm 2025, đăng ký ở phường, xã
Sau khi sắp xếp lại chính quyền hai cấp, không còn cấp quận, huyện. Việc đăng ký hộ kinh doanh chuyển về cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, tức là phường hoặc xã nơi đặt quán. Theo thủ tục hiện hành, bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp ở phường, xã nơi đặt quán, hoặc ở cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã khác trong cùng tỉnh, thành phố, gửi qua bưu chính, hoặc nộp trực tuyến bằng tài khoản định danh điện tử.
Thời hạn giải quyết là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Lệ phí do từng tỉnh, thành quyết định, thường không đáng kể so với các khoản khác khi nhận quán.
Hồ sơ gồm những gì
Hồ sơ cơ bản là giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu. Nếu bạn chưa có tài khoản định danh điện tử thì kèm bản sao căn cước. Nếu nhờ người khác đi nộp thì cần văn bản ủy quyền.
Trong giấy đề nghị, có ba chỗ nên chuẩn bị trước:
Tên hộ kinh doanh. Tên không được trùng với hộ khác trong cùng phạm vi đăng ký. Nếu muốn giữ tên quán cũ, hỏi người sang xem hộ cũ đã chấm dứt chưa, vì tên đang được dùng có thể khiến hồ sơ của bạn bị trả lại.
Địa chỉ kinh doanh. Ghi theo địa chỉ mới sau sắp xếp, đúng tên phường, xã hiện tại. Nhiều hợp đồng thuê cũ vẫn ghi quận, phường cũ, nên đối chiếu lại cho khớp.
Ngành nghề. Ghi đúng ngành đang làm, ví dụ dịch vụ ăn uống, bán lẻ. Ngành ghi trong giấy liên quan tới các thủ tục sau đó như an toàn thực phẩm.
Người sang cũng có việc phải làm
Hộ kinh doanh cũ của người sang không tự biến mất. Họ phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh và hoàn tất nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế quản lý. Việc này là của họ, nhưng nên ghi vào hợp đồng sang nhượng, vì hai lý do.
Thứ nhất, nếu hộ cũ còn hoạt động trên giấy tờ ở cùng địa chỉ, có thể gây rối khi bạn đăng ký hoặc khi cơ quan thuế làm việc với quán. Thứ hai, những khoản thuế còn nợ của hộ cũ là của người sang. Ghi rõ trong hợp đồng thì sau này không ai nhầm.
Giấy phép đi theo người, không đi theo nhà. Người sang đóng hộ cũ, người nhận mở hộ mới.
Làm theo thứ tự nào
Thứ tự hay gặp vấn đề nhất là: ký sang nhượng, nhận quán, mở bán ngay, rồi mới đi đăng ký. Trong những ngày đó, quán đang bán dưới tên người khác. Hóa đơn, thuế, giấy an toàn thực phẩm đều đứng tên người sang.
Thứ tự nên làm:
Trước khi ký sang nhượng: có hợp đồng thuê mới với chủ nhà, hoặc ít nhất là văn bản chủ nhà đồng ý. Đây là giấy tờ chứng minh bạn có quyền dùng địa điểm.
Ngay sau khi ký: nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh. Trong lúc chờ, bàn với người sang về ngày chấm dứt hộ cũ.
Khi có giấy chứng nhận: làm tiếp các thủ tục theo ngành, như an toàn thực phẩm với quán ăn uống. Hỏi ở phường, xã xem quán của bạn thuộc diện nào và mất bao lâu. Xem thêm phần bếp và giấy tờ trong bài nhận sang quán ăn.
Trước ngày khai trương: đổi tài khoản nhận tiền, gian hàng trên app, tên trên phần mềm bán hàng sang tên mình.
Một người được đứng bao nhiêu hộ
Câu này hay được hỏi khi bạn đã có một quán và nhận thêm quán thứ hai. Quy định về số lượng hộ, địa điểm kinh doanh và việc dùng chung mã số thuế cho nhiều địa điểm đã thay đổi vài lần gần đây. Trường hợp này nên hỏi trực tiếp cán bộ đăng ký kinh doanh ở phường, xã trước khi nộp hồ sơ, đừng dựa vào bài viết cũ trên mạng.
Nộp online có nhanh hơn không
Nộp trực tuyến giúp bạn không phải đi lại, theo dõi được hồ sơ. Đổi lại, cần tài khoản định danh điện tử, và hồ sơ phải được ký số theo hướng dẫn trên hệ thống. Nếu chưa quen, đi nộp trực tiếp một lần ở phường thường nhanh hơn, vì cán bộ xem hồ sơ và chỉ chỗ sai ngay tại quầy.
Mang tờ này theo khi đi nộp
- Hợp đồng thuê mới hoặc văn bản chủ nhà đồng ý
- Căn cước, hoặc tài khoản định danh điện tử nếu nộp online
- Tên hộ đã chọn, có phương án dự phòng
- Địa chỉ ghi theo tên phường, xã hiện tại
- Ngành nghề ghi đúng việc quán đang làm
- Hợp đồng sang nhượng có điều khoản người sang chấm dứt hộ cũ
- Đã hỏi phường các thủ tục tiếp theo theo ngành
Thủ tục và biểu mẫu có thể được cập nhật. Trước khi nộp, gọi hoặc ghé bộ phận một cửa của phường, xã nơi đặt quán để hỏi hồ sơ mới nhất. Đọc thêm giấy tờ cần xem tận mắt trước khi đặt cọc và thuế của quán nhỏ từ 2026.
