Anh Tâm nhận một quán cafe nhỏ, bốn nhân viên chia hai ca. Doanh thu tháng đầu khớp với lời người sang. Tháng thứ hai, khách vẫn đông như vậy, nhưng tiền về tài khoản và tiền mặt cuối ngày cộng lại ít hơn khoảng 8 đến 10%. Không có vụ mất tiền nào cả. Không ai lấy két. Chỉ là mỗi ngày hụt một chút, và không ai giải thích được.
Thất thoát ở quán nhỏ hiếm khi là một vụ lớn. Nó là vài ly bán không bấm máy, vài trăm gram hạt cafe pha thừa, một lốc sữa hết hạn trong tủ, một lần thối nhầm tiền. Từng lần thì nhỏ, cộng lại cả tháng có khi bằng tiền thuê nhà. Bài này nói về cách đóng những lỗ đó mà không biến quán thành chỗ ai cũng nghi ai.
Thất thoát đến từ đâu
Có bốn nguồn chính, và chỉ một trong bốn là gian lận. Nguồn đầu tiên là sai sót: thối nhầm tiền, bấm nhầm món, quên bấm đơn khi đông. Nguồn thứ hai là hao hụt nguyên liệu: pha quá định lượng, làm hỏng phải làm lại, hàng hết hạn. Nguồn thứ ba là "ưu đãi ngầm": nhân viên cho bạn bè uống miễn phí, tự pha cho mình ngoài suất được phép. Nguồn thứ tư mới là gian lận thật: bán không bấm máy, lấy tiền mặt.
Biết nguồn nào đang hụt thì mới sửa đúng chỗ. Nếu bạn nghi nhân viên gian lận trong khi lỗ thật nằm ở định lượng pha, bạn vừa mất người vừa không hết hụt.
Đóng ca: mười phút quan trọng nhất trong ngày
Mỗi ca kết thúc bằng một lần đếm tiền, có hai người. Người hết ca đếm, người nhận ca hoặc chủ quán xác nhận. Ghi ra một tờ đóng ca: tiền mặt đầu ca, doanh thu tiền mặt theo máy, tiền mặt thực tế, chênh lệch. Doanh thu chuyển khoản lấy từ máy bán hàng đối chiếu với thông báo tài khoản.
Chênh vài nghìn là chuyện bình thường. Chênh lặp lại cùng một ca, cùng một người, hoặc chênh chẵn số như 50 hay 100 nghìn thì cần hỏi. Hỏi nhẹ nhàng và có sổ sách để cùng xem, không đổ lỗi trước mặt người khác.
Một quy tắc nhỏ giúp rất nhiều: mỗi ca chỉ một người cầm két. Khi ai cũng mở két được thì chênh lệch không thuộc về ai, và không ai thấy mình có trách nhiệm.
Mọi ly đều phải qua máy
Lỗ hổng phổ biến nhất ở quán đông là bán không bấm máy: khách trả tiền mặt, món được pha, nhưng đơn không bao giờ vào máy. Cách chặn đơn giản nhất là quy tắc không có phiếu thì không pha. Người pha chỉ pha khi có phiếu in ra hoặc đơn hiện trên màn hình bếp. Quy tắc này không cần nghi ai, nó chỉ làm cho việc bán ngoài máy trở nên khó.
Ly của nhân viên, ly mời khách quen, ly làm hỏng cũng bấm vào máy, với mục riêng và giá bằng không. Cuối tháng bạn sẽ biết mình đang "mời" bao nhiêu ly. Con số đó thường làm chủ quán ngạc nhiên.
Không có phiếu thì không pha. Quy tắc này không cần nghi ai, nó chỉ làm cho việc bán ngoài máy trở nên khó.
Đối chiếu nguyên liệu với số ly bán
Đây là cách kiểm tra mà không cần đứng canh. Nếu mỗi ly cafe dùng khoảng 18 gram hạt (ví dụ), và tuần này máy ghi bán 1.400 ly cafe, thì quán phải dùng khoảng 25 kg hạt. Cộng thêm phần hao hụt hợp lý như xả máy, làm lại, khoảng 5 đến 8%. Nếu kho báo đã dùng 31 kg, khoảng chênh đó hoặc là định lượng đang bị pha quá tay, hoặc là có ly bán ngoài máy.
Làm phép tính này hằng tuần với ba bốn nguyên liệu đắt nhất: hạt cafe, sữa, trà, topping. Không cần làm cho tất cả mọi thứ. Muốn biết định lượng chuẩn của từng món, xem bài tính giá vốn một món, và muốn kiểm kho nhanh, xem quản lý kho nguyên liệu.
Camera: có ích, nhưng đừng dựa hết vào nó
Camera nhìn vào quầy thu ngân giúp giải quyết tranh cãi về tiền thối, và làm người ta cẩn thận hơn. Nhưng camera không thay được quy trình. Không ai có thời gian xem lại tám tiếng video mỗi ngày. Camera chỉ có ích khi bạn đã biết cần xem chỗ nào, lúc nào, nhờ tờ đóng ca và phép đối chiếu nguyên liệu ở trên.
Nói rõ với nhân viên là quán có camera và để làm gì. Đặt camera ở quầy, kho, cửa ra vào. Không đặt ở chỗ thay đồ hay nhà vệ sinh, đó vừa là chuyện tôn trọng vừa là chuyện pháp lý.
Để mọi người tự giác
Quy trình chặt mà không có lý do sẽ làm nhân viên thấy bị nghi. Cách làm khác là chia sẻ con số. Một số quán nhỏ thưởng theo ca: tháng nào chênh lệch tiền dưới một mức, hao hụt nguyên liệu dưới một mức, cả ca được thưởng. Khi cả nhóm cùng được lợi từ việc không hụt, họ tự nhắc nhau.
Cho nhân viên một suất đồ uống miễn phí mỗi ca, bấm vào máy rõ ràng. Thứ được cho đàng hoàng thì người ta ít khi lấy lén. Xem thêm về cách giữ người giỏi ở quán nhỏ.
Bắt đầu từ tuần này
- Mỗi ca một người cầm két
- Đóng ca có hai người đếm, có tờ ghi chênh lệch
- Không có phiếu thì không pha, kể cả ly nhân viên
- Đối chiếu 3 đến 4 nguyên liệu đắt nhất với số món bán, mỗi tuần
- Camera nhìn quầy, kho, cửa; nói rõ với nhân viên
- Có suất uống miễn phí cho nhân viên, bấm vào máy
- Thưởng theo ca khi chênh lệch thấp
Nếu bạn đang chuẩn bị nhận quán, áp dụng các bước này ngay từ ngày đầu sẽ dễ hơn nhiều so với sửa sau. Xem thêm việc cần làm trong 30 ngày đầu.
