Quản lý kho nguyên liệu cho quán nhỏ: kiểm kho, đặt hàng, hàng hư hao

Thử mở tủ mát của một quán cafe vừa đổi chủ. Ở hàng dưới cùng có ba hộp kem tươi, một hộp đã mở từ tuần trước. Trên kệ khô có sáu túi bột matcha, trong khi quán bán mỗi ngày chưa tới mười ly matcha. Nhưng sữa tươi, thứ dùng nhiều nhất, chỉ còn hai hộp vào lúc 3 giờ chiều thứ bảy. Nhân viên chạy ra tạp hóa mua với giá lẻ.

Đó là kho của phần lớn quán nhỏ: thứ ít dùng thì dư, thứ dùng nhiều thì thiếu, và tiền nằm chết trong mấy túi bột không ai đụng tới. Quản lý kho không cần phần mềm đắt tiền. Nó cần một tờ giấy, một con số và một thói quen.

Biết mình có bao nhiêu món đáng quản

Liệt kê mọi thứ trong kho, rồi chia làm ba nhóm. Nhóm A là vài món đắt hoặc dùng nhiều nhất, thường chỉ 5 đến 10 món nhưng chiếm phần lớn tiền nguyên liệu: hạt cafe, sữa, trà, thịt, topping chính. Nhóm B là các món dùng đều nhưng rẻ hơn. Nhóm C là đồ lặt vặt: đường gói, ống hút, khăn giấy.

Nhóm A kiểm hằng ngày hoặc vài ngày một lần. Nhóm B kiểm hằng tuần. Nhóm C nhìn bằng mắt là đủ, hết thì mua. Chia như vậy để bạn dồn sức vào chỗ quyết định lời lỗ, thay vì đếm từng gói đường.

Tờ kiểm kho một trang

Tờ kiểm kho chỉ cần năm cột: tên món, đơn vị, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ. Từ đó ra cột thứ sáu: đã dùng. Đem số đã dùng so với số lẽ ra phải dùng theo số món bán, bạn biết ngay hao hụt nằm ở đâu.

Kiểm kho vào cùng một giờ mỗi lần, tốt nhất là cuối ngày sau khi đóng ca hoặc sáng sớm trước khi mở cửa. Kiểm giữa giờ đông thì số không bao giờ đúng. Người kiểm nên luân phiên, và chủ quán thỉnh thoảng tự kiểm một lần.

Đặt hàng bằng mức tồn tối thiểu

Nhiều quán đặt hàng theo cảm giác: thấy vơi thì gọi. Cách này dẫn tới chuyện hết sữa vào chiều thứ bảy. Cách tốt hơn là đặt cho mỗi món nhóm A một mức tồn tối thiểu. Khi kho xuống dưới mức đó thì đặt hàng, không cần chờ hết.

Ví dụ: quán dùng trung bình 12 hộp sữa mỗi ngày, nhà cung cấp giao sau 1 ngày, thêm dự phòng nửa ngày cho cuối tuần đông. Mức tối thiểu là khoảng 18 hộp. Còn 18 hộp là gọi hàng. Ghi con số này ngay trên kệ hoặc trên tờ kiểm kho để ai cũng biết.

Đặt hàng cũng đừng quá tay. Mua một lần nhiều để được giá rẻ chỉ có lợi với hàng để lâu. Với sữa, kem, rau, thịt, mua nhiều là mua thêm phần hư.

Xếp kệ: hàng cũ ra trước

Quy tắc này có tên là nhập trước xuất trước, nhưng hiểu đơn giản là: hàng mới về xếp ra sau, hàng cũ để phía trước để dùng trước. Nghe hiển nhiên, nhưng lúc đông người ta luôn với tay lấy hộp gần nhất, và hộp gần nhất thường là hộp vừa nhập.

Dán nhãn ngày mở cho mọi thứ đã mở nắp: sữa đặc, siro, kem, sốt. Một cuộn băng dính giấy và cây bút lông là đủ. Nhân viên mới nhìn nhãn là biết dùng cái nào trước, bỏ cái nào đi.

Kho đầy không có nghĩa là quán khỏe. Có khi nó chỉ có nghĩa là tiền đang nằm chết trên kệ.

Ghi lại hàng hư, đừng chỉ vứt đi

Mỗi khi bỏ một thứ, ghi vào sổ hư hao: món gì, bao nhiêu, vì sao. Hết hạn, làm hỏng, khách trả lại, rơi vỡ. Cuối tháng đọc lại sổ này, bạn sẽ thấy mô thức. Kem tươi tuần nào cũng bỏ nửa hộp thì nên mua hộp nhỏ hơn. Bánh ngọt chiều nào cũng dư thì nên giảm lượng đặt hoặc giảm giá giờ cuối.

Sổ hư hao cũng giúp tách hao hụt thật ra khỏi thất thoát. Nếu kho dùng nhiều hơn số bán, nhưng sổ hư hao giải thích được phần chênh, thì không có gì phải lo. Nếu không giải thích được, xem lại bài chống thất thoát ở quán nhỏ.

Khi mới nhận quán: kiểm kho tồn trước khi trả tiền

Ngày bàn giao, kho của người sang thường còn nguyên liệu. Đừng mặc định là được tặng. Kiểm từng món, ghi hạn sử dụng, và thỏa thuận rõ: món nào tính tiền, theo giá nào, món nào gần hết hạn thì không nhận. Đã có trường hợp người nhận trả tiền cho cả kệ siro sắp hết hạn chỉ vì không ai kiểm.

Đây cũng là dịp để biết người sang mua hàng ở đâu, giá bao nhiêu. Xin danh sách nhà cung cấp kèm giá đang lấy, ghi vào biên bản. Xem thêm biên bản bàn giao và kiểm tra nợ cũ với nhà cung cấp.

Có cần phần mềm không

Với quán dưới mười nhân viên, một tờ giấy dán ở kho hoặc một bảng tính trên điện thoại là đủ trong vài tháng đầu. Phần mềm bán hàng có chức năng trừ kho theo công thức thì tiện hơn: mỗi ly bán ra tự trừ đúng định lượng, cuối ngày có số tồn lý thuyết để so với số đếm thật. Nhưng phần mềm chỉ đúng khi công thức nhập vào đúng và hàng nhập được ghi đủ. Nếu nhân viên quên nhập hàng về, số trong máy sẽ sai mà ai cũng tin.

Lời khuyên là bắt đầu bằng giấy, làm cho thói quen kiểm kho thành nếp, rồi mới chuyển sang phần mềm nếu thấy cần. Đừng đổi cả quy trình lẫn công cụ cùng lúc trong tháng đầu nhận quán.

Thói quen hằng tuần