Anh Khoa sang quán trà sữa cho một cặp vợ chồng trẻ. Ký hợp đồng xong, nhận đợt tiền chính, anh nghĩ mọi chuyện đã xong. Ba tuần sau, điện thoại reo. Nhà cung cấp trân châu gọi đòi nợ tháng trước. Người nhận nhắn hỏi mật khẩu trang quản lý trên app giao hàng. Rồi tới chuyện cái máy làm đá kêu to mà lúc bàn giao không ai ghi. Khoản giữ lại 8% cuối cùng của anh bị treo hơn một tháng.
Phần lớn bài viết về sang quán dành cho người nhận. Bài này viết cho phía còn lại: người sang muốn bàn giao xong là xong, nhận đủ tiền và không bị gọi lại.
Hai tuần trước ngày bàn giao: chốt công nợ
Lập danh sách mọi bên mà quán đang có quan hệ tiền bạc: nhà cung cấp nguyên liệu, ly và bao bì, gas, nước đá, điện, nước, internet, phần mềm bán hàng, máy POS thuê, nhân viên. Với mỗi bên, ghi số tiền đang nợ hoặc đang được nợ, và ngày chốt.
Gọi cho từng nhà cung cấp, báo ngày bàn giao, đề nghị chốt sổ và thanh toán trước ngày đó. Xin họ một tin nhắn xác nhận đã nhận đủ. Đây là thứ bạn đưa cho người nhận để họ yên tâm trả khoản giữ lại.
Với điện nước, chụp chỉ số đồng hồ vào sáng ngày bàn giao, có người nhận đứng cạnh. Hóa đơn tháng đó chia theo chỉ số, không cãi nhau.
Gom tất cả tài khoản vào một tờ giấy
Quán bây giờ sống trên rất nhiều tài khoản: fanpage, trang trên các app giao hàng, Google Maps, Zalo của quán, phần mềm bán hàng, wifi, camera, tài khoản ngân hàng nhận chuyển khoản. Người sang thường nhớ fanpage, quên Google Maps, quên camera.
Lập một danh sách: tên tài khoản, đang đăng ký bằng số điện thoại hay email nào, cách chuyển quyền. Có tài khoản chuyển quyền quản trị được, như fanpage hay Google Maps. Có tài khoản không chuyển được và người nhận phải mở mới, như tài khoản ngân hàng hay một số trang trên app giao hàng tùy chính sách của từng app. Nói rõ trước để người nhận không bất ngờ.
Ngày bàn giao, hai bên ngồi cùng đổi mật khẩu, thêm người nhận làm quản trị, rồi bạn tự rút ra. Gỡ mã QR chuyển khoản đứng tên bạn khỏi quầy, dán mã của người nhận. Câu này nghe đơn giản nhưng nhiều người quên, và tiền khách chuyển vẫn chảy vào tài khoản người sang suốt mấy ngày đầu.
Đồ đạc: đi một vòng cùng người nhận
Lấy danh mục tài sản đã đính kèm hợp đồng, đi từng món cùng người nhận. Bật từng máy, mở từng tủ. Món nào có khác so với lúc xem quán, nói ngay và ghi vào biên bản. Món nào bạn đã thỏa thuận mang đi, dọn trước ngày bàn giao, đừng để lại rồi qua lấy sau.
Cái máy làm đá của anh Khoa thật ra đã kêu to từ hai tháng trước. Nếu anh chủ động nói ra lúc bàn giao, hai bên đã có thể trừ một khoản nhỏ, hoặc anh gọi thợ tới sửa trước. Vì không nói, nó thành chuyện "lúc nhận không biết", và kéo theo cả khoản giữ lại.
Lỗi nào bạn tự nói ra trước ngày bàn giao là lỗi nhỏ. Lỗi nào người nhận tự phát hiện sau đó là lỗi lớn.
Viết một cuốn sổ tay cho người mới
Đây là việc không ai bắt buộc nhưng làm cho thương vụ êm hơn rất nhiều. Vài trang giấy hoặc một file ghi chú gồm: công thức các món bán chạy và định lượng, nhà cung cấp và giá đang lấy, lịch vệ sinh máy, số thợ sửa quen, giờ nào đông giờ nào vắng, khách quen nào thích gì, những chuyện hay xảy ra với hàng xóm hay chủ nhà.
Người nhận có cuốn sổ đó sẽ ít gọi cho bạn hơn. Và khi họ thấy quán chạy ổn trong tuần đầu, họ trả khoản giữ lại đúng hẹn.
Đứng quầy cùng vài ngày
Nếu hợp đồng có thỏa thuận bạn hỗ trợ vận hành sau bàn giao, hãy làm thật. Vài ngày đầu đứng cạnh người nhận, giới thiệu họ với khách quen, chỉ cách pha, cách xử lý lúc đông. Với khách quen, một câu "từ tuần này anh chị này làm chủ, vẫn công thức cũ" giữ được khách tốt hơn bất kỳ chương trình khuyến mãi nào. Xem thêm đổi chủ mà không mất khách.
Nhân viên cũ cũng cần được nói rõ. Ai ở lại làm cho người mới, ai nghỉ. Lương tới ngày bàn giao do bạn trả, chốt xong trước ngày đó. Đọc thêm chuyện nhân viên cũ khi đổi chủ.
Biên bản bàn giao và khoản giữ lại
Ngày bàn giao kết thúc bằng một biên bản có chữ ký hai bên: tài sản đã kiểm, chỉ số điện nước, danh sách tài khoản đã chuyển, công nợ đã chốt kèm xác nhận. Ghi luôn ngày trả khoản giữ lại và điều kiện để trả. Mẫu chi tiết trong bài biên bản bàn giao nên ghi những gì.
Cuối cùng, hủy hoặc chuyển những gì đứng tên bạn: đăng ký hộ kinh doanh tại địa chỉ đó, hợp đồng internet, hợp đồng thuê máy. Nếu bạn để hộ kinh doanh cũ tồn tại trong khi người khác đang bán ở đó, nghĩa vụ thuế và trách nhiệm vẫn có thể gắn với tên bạn. Hỏi phường nơi đăng ký về thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.
Danh sách hai tuần cuối
- Chốt và trả hết nợ nhà cung cấp, có tin nhắn xác nhận
- Chụp chỉ số điện nước sáng ngày bàn giao
- Danh sách tài khoản và cách chuyển từng cái
- Gỡ mã QR chuyển khoản của mình khỏi quầy
- Đi kiểm đồ đạc cùng người nhận, nói trước lỗi đã biết
- Viết sổ tay vận hành cho người mới
- Trả lương nhân viên tới ngày bàn giao
- Làm thủ tục chấm dứt hộ kinh doanh cũ
