Quán nhỏ cần mấy người? Cách chia ca và tính lương không bị hụt

Chủ quán mới hay rơi vào một trong hai cái bẫy. Thuê quá ít người, tự mình đứng quầy mười bốn tiếng mỗi ngày, ba tháng sau kiệt sức. Hoặc thuê quá nhiều người cho yên tâm, giờ vắng thấy ba nhân viên ngồi bấm điện thoại, cuối tháng tiền lương ăn hết lãi.

Số người đúng không đến từ cảm giác. Nó đến từ giờ mở cửa và giờ cao điểm. Bài này chỉ cách tính, cách xếp ca cho một quán nhỏ và một bảng lương mẫu.

Bắt đầu từ giờ cao điểm

Lấy ví dụ một quán cafe mở cửa từ 6 giờ sáng tới 10 giờ tối, 16 tiếng mỗi ngày. Quán không đông đều cả ngày. Thường có hai đợt: buổi sáng từ 7 đến 9 giờ, khách đi làm ghé mua mang đi; buổi chiều tối từ 17 đến 20 giờ. Giữa trưa và đầu chiều vắng hơn.

Hãy hỏi: giờ đông nhất cần mấy người để không ai phải chờ quá lâu? Giờ vắng nhất cần tối thiểu mấy người để quán vẫn chạy? Ví dụ giờ cao điểm cần 3 người (1 pha chế, 1 thu ngân kiêm order, 1 phục vụ dọn bàn), giờ vắng 2 người là đủ.

Xếp ca cho quán mở 16 tiếng

Với ví dụ trên, một cách xếp hay dùng là hai ca chính mỗi ca 8 tiếng, cộng người làm bán thời gian vào giờ đông.

Ca sáng từ 6 đến 14 giờ có 2 người. Ca chiều từ 14 đến 22 giờ có 2 người. Thêm 1 người bán thời gian từ 17 đến 21 giờ để đủ 3 người lúc tối đông. Buổi sáng cao điểm, chủ quán hoặc người quản lý đứng thêm.

Quán mở cả tuần thì mỗi người cần ít nhất một ngày nghỉ. Bốn người làm toàn thời gian cho hai ca, mỗi người nghỉ một ngày, sẽ có những ngày ca chỉ còn một người. Đó là lúc người bán thời gian vào bù. Vì vậy thực tế quán này cần 4 người toàn thời gian và 2 người bán thời gian.

Bảng lương mẫu

Ví dụ ở TP.HCM, mức lương dưới đây chỉ để minh họa cách tính, lương thật tùy khu vực và kinh nghiệm:

4 người toàn thời gian, mỗi người 6,5 triệu là 26 triệu. 2 người bán thời gian, mỗi người khoảng 4 tiếng mỗi ngày, 26 ngày, 27 nghìn mỗi giờ, tổng khoảng 5,6 triệu. Ăn ca, thưởng chuyên cần, ngày lễ thêm khoảng 2,5 triệu. Tổng chi phí nhân sự khoảng 34,1 triệu mỗi tháng.

Với doanh thu 150 triệu, tỷ lệ này khoảng 22,7%. Nhiều chủ quán dùng mốc khoảng 20 đến 30% để tự kiểm tra. Thấp hơn nhiều có thể là thiếu người, cao hơn nhiều là đang trả lương cho giờ vắng.

Số người đúng không đến từ cảm giác. Nó đến từ giờ mở cửa và giờ cao điểm.

Những khoản hay quên

Lương tối thiểu. Từ ngày 1/1/2026, theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, lương tối thiểu vùng I là 5.310.000 đồng mỗi tháng, hay 25.500 đồng mỗi giờ. TP.HCM có nhiều địa bàn thuộc vùng I. Lương trả cho nhân viên không được thấp hơn mức của vùng nơi quán đặt.

Bảo hiểm xã hội. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ 1/7/2025, người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, kể cả một số trường hợp làm không trọn thời gian. Phần chủ quán đóng là một khoản chi phí thật. Quy định chi tiết nên hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi quán đặt.

Người nghỉ, người đi. Ngành quán xá đổi người liên tục. Mỗi lần có người nghỉ là mất vài ngày tuyển và dạy người mới. Giữ người tốt bằng lương ổn định, thưởng nhỏ đều đặn thường rẻ hơn tuyển lại.

Lương của chính mình. Chủ quán đứng ca cũng là một nhân sự. Nếu không tính lương mình vào, quán có thể trông như có lời trong khi thật ra bạn đang làm không công. Bài hoàn vốn có nói kỹ về chuyện này.

Khi nhận sang quán có sẵn nhân viên

Hỏi người sang danh sách nhân viên, lương từng người, ai muốn ở lại. Nhân viên cũ biết khách quen, biết công thức, giữ được họ là giữ được nhịp quán. Nhưng phải thỏa thuận lại hợp đồng lao động với bạn, và chốt rõ lương tháng cuối, thưởng còn nợ do ai trả. Ghi vào biên bản bàn giao để khỏi vướng chuyện sau ngày giao quán.